Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti 24.1.2012 työryhmän valmistelemaan Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin säätiöittämistä. Työryhmän tehtäväksi annettiin valmistella toukokuun 2012 loppuun mennessä esitys

1. Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin muuttamisesta valtion virastosta säätiöksi sekä siihen liittyvästä säädös- ja rahoituspohjasta niin, että perusrahoitus on veikkausvoittovaroista; 2. Perustettavan säätiön säännöistä, tehtävistä, nimestä ja muista perustamistoimenpiteistä;

Työryhmän oli sovitettava työnsä valtion talousarvioesityksen ja niihin liittyvien lakiehdotusten antamisaikatauluihin siten, että organisaatiomuutos on toteutettavissa vuoden 2013 alusta. Työryhmän on annettava loppuraporttinsa syyskuun loppuun 2012 mennessä.

Työryhmä luovutti toimeksiannon ensimmäisen vaiheen valmistuttua opetus- ja kulttuuriministeriölle esityksensä hallituksen esitykseksi Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin säätiöittämiseksi, perustettavan säätiön säännöiksi ja rahoitussuunnitelmaksi.

Työryhmän puheenjohtajana on toiminut oikeustieteen kandidaatti Erkki Norbäck sekä jäseninä johtokunnan puheenjohtaja Henrik Lax, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti; johtaja Kirsti Sutinen, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti; kamreeri Jaakko Holmalahti, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti; kirjasto- ja tietopalveluyksikön päällikkö Erna Marttila, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti; toiminnanjohtaja Petr Potchinchtchikov, Suomen Venäjänkielisten Yhdistysten Liitto ry; Keskustan eduskuntaryhmän lakimies Seija Turtiainen, eduskunta; kulttuuriasiainneuvos Maija Lummepuro, opetus- ja kulttuuriministeriö (siht.) sekä hallitussihteeri Heidi Sulander, opetus- ja kulttuuriministeriö (siht.).

Työryhmä ehdottaa, että instituutin työtä jatkamaan perustetaan vuoden 2013 alusta yksityisluontoinen säätiö. Samalla ehdotetaan, että instituutin kirjastokokoelmista keskeinen osa siirretään Espoon kaupungille, joka jatkaa osaksi kirjastopalvelujen ylläpitoa. Omaisuuden luovutus tapahtuisi vastikkeetta. Henkilöstö siirtyisi liikkeenluovutusta koskevien periaatteiden mukaisesti perustettavan säätiön ja Espoon kaupungin palvelukseen.

Perustettavan säätiön tarkoituksena olisi parantaa venäjänkielisen väestön integraatiota ja kehittää palveluja, jotka edistäisivät venäjänkielisen väestön kielellistä identiteettiä ja jotka auttaisivat venäjänkielisen kulttuurin kehittymistä Suomessa. Säätiön hallituksen nimittäisi opetus- ja kulttuuriministeriö.