Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti 24.1.2012 työryhmän valmistelemaan Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin säätiöittämistä.

Työryhmän puheenjohtajaksi kutsuttiin oikeustieteen kandidaatti Erkki Norbäck sekä jäseniksi johtokunnan puheenjohtaja Henrik Lax, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti; johtaja Kirsti Sutinen, Venäjän ja Itä- Euroopan instituutti; kamreeri Jaakko Holmalahti, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti; kirjasto- ja tietopalveluyksikön päällikkö Erna Marttila, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti; toiminnanjohtaja Petr Potchinchtchikov, Suomen Venäjänkielisten Yhdistysten Liitto ry; Keskustan eduskuntaryhmän lakimies Seija Turtiainen, eduskunta; kulttuuriasiainneuvos Maija Lummepuro, opetus- ja kulttuuriministeriö (siht.) ja hallitussihteeri Heidi Sulander, opetus- ja kulttuuriministeriö (siht.).

Työryhmä antoi 31.5.2012 opetus- ja kulttuuriministeriölle väliraportin, joka sisälsi työryhmän esitykset Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin muuttamisesta valtion virastosta säätiöksi sekä siihen liittyvästä säädös- ja rahoituspohjasta niin, että perusrahoitus on veikkausvoittovaroista sekä perustettavan säätiön säännöistä, tehtävistä, nimestä ja muista perustamistoimenpiteistä.

Väliraportin ehdotusten mukaan instituutin työtä jatkamaan perustettaisiin vuoden 2013 alusta yksityisoikeudellinen säätiö ja instituutin kirjastokokoelmista keskeinen osa siirrettäisiin Espoon kaupungille, joka jatkaisi osaksi kirjastopalvelujen ylläpitoa. Henkilöstö siirtyisi liikkeenluovutusta koskevien periaatteiden mukaisesti perustettavan säätiön ja Espoon kaupungin palvelukseen. Säätiön hallituksen nimittäisi opetus- ja kulttuuriministeriö.

Työryhmän tehtävänä oli valmistella vuoden 2012 syyskuun loppuun mennessä loppuraporttinsa, jonka tuli sisältää esitykset Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin virastomuodon lakkauttamiseen liittyvän yhteistoimintamenettelyn valmistelusta ja perustettavan säätiön ml. kirjaston toimitiloista siten, että organisaatiomuutos on toteutettavissa vuoden 2013 alusta.

Saatuaan työnsä loppuosan valmiiksi työryhmä luovuttaa opetus- ja kulttuuriministeriölle esityksensä instituutin säätiöittämiseen ja sen kirjaston Espoon kaupungille siirtämiseen liittyvän yhteistoimintamenettelyn valmistelusta ja perustettavan säätiön ml. kirjaston toimitiloista.

Loppuraportin ehdotusten mukaan instituutin kirjaston henkilöstö siirtyisi Espoon kaupunginkirjaston ja muu instituutin henkilöstö perustettavan säätiön palvelukseen. Työryhmä on valmistellut uusille tehtäville nimikkeet ja alustavat toimenkuvaukset, joiden pohjalta yhteistoimintaneuvottelut voitaisiin käydä. Työryhmä kuitenkin katsoo, että säätiön henkilöstön määrää ja tehtäviä sekä mahdollista tukipalveluiden ulkoistamista olisi tarpeen tarkemmin arvioida säätiön toiminnan vakiinnuttua.

Lisäksi työryhmä on selvittänyt perustettavan säätiön toimitilatarpeita sekä uusien toimitilojen vuokraamisessa ja rahoituksessa samoin kuin viraston säätiöksi muuttamisen siirtymävaiheessa huomioon otettavia asioita.