Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) säädetään tiedonhallintayksikön velvollisuudesta arvioida suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia uudistuksia ja tietojärjestelmien käyttöönottoa näihin kohdistuvat muutokset ja niiden vaikutukset. Arviointi toteutetaan suhteessa tiedonhallinnan vastuisiin, tietoturvallisuusvaatimuksiin ja -toimenpiteisiin, tietoaineistojen muodostamista ja luovutustapaa koskeviin vaatimuksiin, asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan vaatimuksiin sekä muualla laissa säädettyihin asiakirjojen julkisuuteen, salassapitoon, suojaan ja tiedonsaantioikeuksiin. Tiedonhallintayksikön on tiedonhallinnan muutosten arvioinnissaan otettava huomioon tietovarantojen yhteentoimivuus sekä niiden hyödynnettävyys tietoaineistoja muodostettaessa ja käytettäessä.

Suosituksen tarkoituksena on auttaa viranomaisia parantamaan muutostilanteiden etukäteisarvioinnin avulla toiminnallisten ja taloudellisten riskien ennakointia sekä tehostamaan muutoksen toimeenpanoa. Suosituksessa esitetään käytäntöjä, joiden avulla viranomainen voi tunnistaa muutoksen vaikutuksia sen tiedonhallintaan.

Suosituksessa on esitetty myös esimerkkejä ministeriöille niiden arvioidessa valmisteltavien säännösten vaikutuksia tiedonhallintaan.

Tiedonhallintalautakunta hyväksyi suosituksen 31.1.2024.