Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) säädetään tiedonhallintayksikön vastuusta ylläpitää tiedonhallintamallia palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojenkeruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Tiedonhallinnan toimintaympäristöä kokonaisuutena kuvaavan tiedonhallintamallin ylläpito auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää sekä hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä.

Suosituksen tarkoituksena on auttaa tiedonhallintayksiköitä tunnistamaan tiedonhallintamallin laatimisen ja ylläpidon hyötyjä käyttötarkoitusten avulla. Lisäksi kuvataan erilaisia toimintaympäristöjä, joissa tiedonhallintamallin sisältö ja riippuvuudet ovat erilaisia.

Tiedonhallintalautakunta hyväksyi suosituksen 31.1.2024.