Suositus konkretisoi tiedonhallintalain 21 §:ssä kuvattua säilytystarpeen määrittämistä niille tietoaineistoille ja asiakirjoille, joiden säilytysajasta ei ole säädetty laissa. Lisäksi suositus selventää, mitä tarkoitetaan tietoaineistojen ja asiakirjojen säilyttämisellä, tuhoamisella ja arkistoinnilla.

Suositus koskee tietoaineistoja ja asiakirjoja, jotka muodostuvat tai joita käsitellään valtionhallinnon ja kuntien yleisissä toimintaprosesseissa. Tavallisimmille asiakirjoille on annettu suuntaa antavia säilytysaikoja suosituksen liitteissä. Niissä on huomioitu myös muualla kuin tiedonhallintalain perusteella määriteltyjä säilytysaikoja.

Tiedonhallintayksikköjä kannustetaan huomioimaan säilytysaikojen määrittelyyn sekä tietoaineistojen tuhoamiseen ja arkistointiin liittyvät toimenpiteet, kun tietojärjestelmiä kehitetään ja hankitaan.

Suosituksesta löytyy suositeltavia ja parhaita käytäntöjä, mutta ne eivät ole velvoittavia kuten lainsäädäntö on. Suositusta voivat hyödyntää kaikki tiedonhallinnan asiantuntijat, jotka tarvitsevat apua säilytysaikojen määrittelytyöhön.

Tiedonhallintalautakunta hyväksyi alkuperäisen suosituksen 16.6.2022 ja tämän, päivitetyn version, 24.8.2023. Päivityksessä on täydennetty lukuja 1, 2.2 ja 2.4. Lisäksi liitteitä 1 ja 2 on täydennetty ajankohtaisten arkistointipäätösten osalta ja lisätty uudet liitteet 3–5.