Syftet med rekommendationen är att stödja informationshanteringsenheter i genomförandet av ärendehantering i tjänsteproduktion i enlighet med lagen om informationshantering (Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019, nedan informationshanteringslagen). Rekommendationen riktar sig till dem som utvecklar tjänster vid informationshanteringsenheterna och till professionella inom dokumenthantering. Rekommendationen bör också beaktas vid informationshanteringen av processer som korsar organisationsgränser.

Begreppet informationshantering i fråga om tjänster i informationshanteringslagen gäller sådan information som faller utanför informationshanteringsenhetens logiska ärenderegister. Rekommendationen gäller inte dokument som skapas under ärendehanteringen. I rekommendationen förstås informationshanteringen i tjänsteproduktion brett.

Informationshanteringsenheten ska för varje serviceprocess identifiera vilken typ av information som samlas i tjänsten och vilka myndighetshandlingar som kan skapas utifrån informationsmaterialet. Enheten ska också definiera vilka metadata och särskilt vilka specificerande kännetecken för informationshelheterna den behöver från dokumenten som skapas. Behov av metadata kan också uppstå utifrån speciallagstiftning.

Rekommendationen är av allmän karaktär och innehåller inga tekniska detaljer.

Rekommendationen har utarbetats av sektionen för utveckling av verksamhetsbaserad ärendehantering som inrättats av informationshanteringsnämnden för offentlig förvaltning.

Informationshanteringsnämnden godkände rekommendationen den 11 maj 2022.