Suosituksen tarkoituksena on tukea tiedonhallintayksikköjä palvelujen tiedonhallinnan toteuttamisessa tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, jatkossa "tiedonhallintalaki") edellyttämällä tavalla. Suositus on suunnattu tiedonhallintayksikköjen palveluja kehittäville tahoille sekä asiakirjahallinnon ammattilaisille. Suositus tulisi huomioida myös organisaatiorajat ylittävien prosessien tiedonhallinnassa.

Palvelujen tiedonhallinta -käsite tiedonhallintalaissa kohdistuu siihen tietoaineistoon, joka jää tiedonhallintayksikön loogisen asiarekisterin ulkopuolelle. Suositus ei koske asiankäsittelyssä syntyviä asiakirjoja. Suosituksessa palvelujen tiedonhallinta käsitetään laajasti.

Tiedonhallintayksikön tulee tunnistaa palveluprosessikohtaisesti, mitä tietoaineistoja palvelussa kertyy ja mitä viranomaisen asiakirjoja tietoaineistoista voidaan muodostaa. Sen tulee määritellä myös, mitä metatietoja ja erityisesti tietokokonaisuuksia yksilöiviä tunnuksia se tarvitsee syntyvistä asiakirjoista. Metatietotarpeita voi nousta myös erityislainsäädännöstä.

Suositus on yleisluontoinen, eikä sisällä teknisiä yksityiskohtia.

Suosituksen on valmistellut julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan asettama toimintalähtöisen asianhallinnan kehittämisjaosto.

Tiedonhallintalautakunta hyväksyi suosituksen 11.5.2022.